• A
  • A
  • A
  • АБВ
  • АБВ
  • АБВ
  • А
  • А
  • А
  • А
  • А
Обычная версия сайта

Порядок командирования работников НИУ ВШЭ

Этап 1. Определение источника финансирования/ подача заявки на финансирование командировки

Этап 2. Оформление и регистрация служебного задания для направления в командировку и других необходимых сопроводительных документов

Этап 3. Подготовка приказа о направлении работника в командировку

Этап 4. Получение аванса на командировку и бронирование (покупка) транспортных билетов, проживания и др.

Этап 5. Составление отчетности по командировке

 

Этап 1. Определение источника финансирования/ подача заявки на финансирование командировки

Основанием для направления работника НИУ ВШЭ в командировку может быть:

  • Приглашение принимающей стороны
  • Письменное/ устное распоряжение руководителя
  • План работы факультета/ кафедры
  • Договорные обязательства (в случае выполнения работ по заключенному договору с внешним заказчиком)
  • Служебная записка работника НИУ ВШЭ на имя руководителя с просьбой направить его в командировку
  • Иное

Определение источника финансирования обсуждается с руководителем, принимающим решение о направлении работника НИУ ВШЭ в командировку.

Консультация по определению источника финансирования: 

Начальник отдела финансового менеджмента — Мальченко Светлана Анатольевна  

Заместитель начальника — Кобинёк Ирина Викторовна

Кроме этого, в НИУ ВШЭ существуют дополнительные возможности по финансированию командировок работников НИУ ВШЭ:

1. Центр повышения квалификации 

Условия конкурсного отбора и формы подачи заявок отражены на сайте по каждой из предложенных программ.

И.о. директора — Рожков Михаил Алексеевич

Заместитель директора — Рыльский Евгений Геннадьевич

Начальник отдела организационно-методического обеспечения повышения квалификации в России — Филиппова Екатерина Владимировна

2. Программа «Научный фонд НИУ ВШЭ» (раздел «Академическая мобильность»)  

Условия конкурсного отбора и формы подачи заявок отражены на сайте, включая ответственных лиц от факультетов и филиалов.

Исполнительный директор — Юдкевич Мария Марковна, проректор

Начальник Управления академических исследований — Чурикова Ольга Андреевна

Эксперт — Бойкова Ольга Львовна (гранты на поездки)

3. Дирекция научных исследований и разработок (раздел «Международные научные партнерства»)

Краткая информация по организации конкурса по отбору заявок на поддержку и развитие международных научных партнерств отражена на сайте.

Директор  — Судариков Алексей Львович

Заместитель директора — Долматов Илья Алексеевич

4. Наукометрический центр (раздел «Международные гранты и конкурсы, доступные сотрудникам НИУ ВШЭ»)

Директор — Стерлигов Иван Андреевич 

Эксперт — Савина Татьяна Федоровна

Эксперт — Ходжер Татьяна Андреевна

Эксперт — Чичкова Александра Олеговна

 

Этап 2. Оформление и регистрация служебной записки для направления в командировку и других необходимых сопроводительных документов

Не менее чем за 10 рабочих дней до начала поездки необходимо заполнить, подписать и завизировать в соответствующих подразделениях НИУ ВШЭ служебную записку, приложив необходимые сопроводительные документы.

Существует два варианта оформления служебной записки:

— оформление СЗ в СДОУ

— оформление СЗ на бумажном носителе

Шаблон для оформления командировок на странице Управления персонала

Порядок оформления СЗ в СДОУ

1. Скачать шаблон служебной записки на сайте Управления персонала:

командировка по России (оформляется не позднее, чем за 7 рабочих дней до даты начала командировки)
зарубежная командировка (оформляется не позднее, чем за 10 рабочих дней до даты начала командировки)

2. Заполнить СЗ в соответствии с инструкцией

3. Запустить СЗ в СДОУ:

3.1. Создать: Служебную записку.
В окне выбора шаблона выбрать:
  • вид документа: по кадровым вопросам
  • подвид документа: оставить пустым
  • шаблон: СЗ Москва, по кадровым вопросам

3.2. Заполнить поля служебной записки:
подвид: О служебных командировках 
закладка: Реквизиты документа
  • заголовок: пример — Иванов И. И., Пермь, 03.11—12.11.2018
  • адресат: 
зарубежные командировки: проректор Простаков Иван Валериевич 
внутрироссийские командировки: директор по персоналу Мазлова Светлана Юрьена

3.3. Закладка Лист согласования (соблюсти последовательность согласователей):
Схема: последовательная
Срок: бессрочно

3.4. Закладка Лист рассылки:
  • инициатор документа
  • непосредственный руководитель
  • руководитель командируемого работника
  • сотрудник Управления персонала Гончаренко О.А.
Консультация по оформлению СЗ в СДОУ:

Ведущий аналитик — Узлов Дмитрий Павлович 

Помощник первого проректора — Гришина Виктория Александровна  (командировки руководства ИСИЭЗ) 

Менеджер — Максимова Ольга Владимировна (командировки иностранных сотрудников ИСИЭЗ)

 

Порядок оформления СЗ на бумажном носителе

1. Скачать шаблон служебной записки на сайте Управления персонала:

командировка по России (оформляется не позднее, чем за 7 рабочих дней до даты начала командировки)
зарубежная командировка (оформляется не позднее, чем за 10 рабочих дней до даты начала командировки)

2. Заполнить СЗ в соответствии с инструкцией

3. Получить подписи СЗ:

  • непосредственного руководителя
  • сотрудника ПФУ — сотрудник ПФУ обязательно проставляет источники финансирования командировки (без указания источников финансирования оформление приказа о командировании невозможно)
  • курирующего проректора:

зарубежные командировки: проректор Простаков Иван Валериевич
российские командировки: директор по персоналу Мазлова Светлана Юрьена

Этап 3. Подготовка приказа о направлении работника в командировку

3.1. Ответственный сотрудник Управления персонала готовит приказ о направлении работника в командировку на основании утвержденной и подписанной служебной записки и сопроводительных документов.

3.2. Согласованный и зарегистрированный приказ направляется на ознакомление по СДОУ ответственным сотрудникам Управления бухгалтерского учета (Пирской Ларисе Владимировне, Графовой Наталье Николевне).

3.3. После регистрации приказа о направлении работника в командировку, работнику необходимо подписать данный приказ в Управлении персонала НИУ ВШЭ и, при необходимости (например, для получения аванса), получить копию приказа у ответственного сотрудника Управления персонала (для ИСИЭЗ инспектор по кадрам Дмитриева Ксения Сергеевна).

 

Этап 4. Получение аванса на командировку и бронирование (покупка) транспортных билетов, проживания и др.

4.1. Если до командировки по РФ осталось менее 7 рабочих дней, а до заграничной — менее 10 рабочих дней

Командируемый сотрудник оформляет бронирование/ покупку транспортных билетов, проживания и др. самостоятельно за счет собственных средств (с последующим возмещением при сдаче авансового отчета в УБУ по возвращении из командировки).

(!) При бронировании гостиницы необходимо учитывать следующие требования:

Если источник финансирования по поездке — средства федерального бюджета, то:

  • один командируемый сотрудник имеет право забронировать одноместный стандартный номер;
  • стоимость проживания в одноместном стандартном номере в сутки не должна превышать предельных норм, установленных Минфином России в приказе от 12.07.2006 г. № 92-н (Приложение к Приказу.docx).

Если забронировать гостиницу в пределах установленных лимитов не получается, просьба согласовать с Мальченко С.А. дополнительный источник финансирования из внебюджетных средств ИСИЭЗ на оплату перерасхода по стоимости проживания и подготовить соответствующую служебную записку на имя Л.М. Гохберга.

4.2. Если до командировки по РФ осталось более 7 рабочих дней, а до заграничной — более 10 рабочих дней.

4.2.1. Командируемый работник  получает копию служебной записки с номером приказа о командировке, запросив ее по электронной почте у Натальи Малыхиной или Ксении Дмитриевой.   

4.2.2. Пишет служебную записку о выдаче аванса (Служебная записка о выдаче аванса на командировку.doc) на имя курирующего руководителя (руководителя, курирующего источник финансирования командировки), передает заявление на подпись курирующему руководителю (руководителю, курирующему источник финансирования командировки).

4.2.3. Служебную записку о выдаче аванса с резолюцией курирующего руководителя передает в Управление бухгалтерского учета  — начальнику отдела учета кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами: Пирская Лариса Владимировна (адрес: г. Москва, Кривоколенный переулок, д. 3а,  К-414, доб. 11107).

4.2.4. Через 1—2 рабочих дня получает аванс на командировку либо в кассе НИУ ВШЭ (г. Москва, Кривоколенный переулок, д. 3а, 4-й этаж), либо на банковскую карту.

4.2.5. Покупает/ бронирует транспортные билеты, проживание, оплачивает регистрационные взносы, оформляет визу, медицинскую страховку и др.

Этап 5. Составление отчетности по командировке

В течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки работник должен подготовить и представить в Управление бухгалтерского учета (УБУ) авансовый отчет 

авансовый отчёт, образец заполнения авансового отчёта.

Уважаемые коллеги! Обратите, пожалуйста, внимание на то, что авансовый отчёт необходимо распечатывать на одном листе с оборотом!

5.1. Если работник оплатил билеты, гостиницу, трансферы, регистрационный взнос и т.п. из собственных средств, то сделать следующее:

5.1.1. Запросить по электронной почте копию приказа о командировании у ответственного сотрудника Управления персонала (УП) (для ИСИЭЗ инспектор по кадрам Дмитриева Ксения Сергеевна).

5.1.2. Подготовить комплект документов, подтверждающих расходы командированного работника (подотчетного лица):

  • оригиналы оплаченных счетов, квитанций;
  • электронные авиабилеты; оригиналы посадочных талонов;
  • электронные ж/д билеты;
  • в случае командировки за рубеж — копии страниц паспорта с выездным и въездным штампом российского аэропорта, копия главной страницы паспорта;
  • если платежи осуществлялись онлайн — банковскую выписку со штампом банка на день проведения оплаты;
  • если какие-либо отчетные документы представлены на иностранном языке, необходимо сделать копии этих документов и на копиях дать построчный перевод на русском языке.

При возникновении вопросов по комплекту подтверждающих документов необходимо связаться с ответственным лицом УБУ:

5.1.3. При утере подтверждающих документов — оформить служебную записку на имя руководителя, курирующего источник финансирования по командировке, с просьбой компенсировать понесенные расходы. Получить визу руководителя («Согласен»).

5.1.4. Заполнить и подписать авансовый отчет.

5.1.5. В случае необходимости — заполнить и подписать служебную записку о возмещении командировочных расходов на банковскую карту подотчетного лица (командированного работника). (Служебная записка о переводе средств на банковскую карту.doc)

Если служебная записка о возмещении командировочных расходов на банковскую карту не будет предоставлена, возмещаемые средства необходимо будет получить в кассе НИУ ВШЭ лично. Адрес кассы: г. Москва, Кривоколенный переулок, д. 3а, 4-й этаж. 

5.1.6. Не позднее третьего рабочего дня после возвращения из командировки сдать авансовый отчет с комплектом подтверждающих документов в УБУ (Адрес: г. Москва, Кривоколенный переулок, д. 3а, каб. К-414).

Ответственные сотрудники УБУ:

5.1.7. Если фактически понесенные расходы превышают сумму, утвержденную в процессе подготовки служебной записки и приказа о направлении работника в командировку, то сделать следующее:

  • подготовить служебную записку на имя руководителя, курирующего источник финансирования по командировке, с просьбой компенсировать дополнительно понесенные расходы, и получить визу руководителя («Согласен»);
  • передать завизированную служебную записку в УБУ (Пирской Ларисе Владимировне, либо Графовой Наталье Николаевне)
  • получить возмещенные средства в кассе либо на банковскую карту.

5.1.8. Если командированному работнику выдавался аванс:

  • Ответственные сотрудники УБУ проверят соотношение выданных и израсходованных средств
  • Если понесенные работником расходы превышают выданный аванс, работнику необходимо подготовить служебную записку на имя руководителя, курирующего источник финансирования по командировке, с просьбой компенсировать дополнительно понесенные расходы, и получить визу руководителя («Согласен»).
  • Если понесенные работником расходы меньше, чем выданный аванс, работник вносит остаток по выданному авансу в кассу НИУ ВШЭ(Адрес кассы: г. Москва, Кривоколенный переулок, д. 3а, 4-й этаж).

5.1.9. Если источник финансирования командировки подразумевает предоставление содержательного отчета о поездке, сделать следующее:

  • запросить форму содержательного отчета у руководителя, курирующего источник финансирования по командировке, либо у другого сотрудника, которому делегированы эти полномочия (куратора источника финансирования);
  • заполнить содержательный отчет о командировке;
  • подписать содержательный отчет у руководителя структурного подразделения работника;
  • сдать утвержденный содержательный отчет куратору источника финансирования.

 


 

Нашли опечатку?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.